2.5.15. Uvádění systému organizování v život
Čím je toto téma klíčové?
Organizace se bez systému organizování neobejde. Pokud tento systém chcete uvést v život, mělo by platit následující:
- Lidé ví, co mají dělat.
- Dává jim to smysl.
- Dělají to zodpovědně.
- Dělají to rádi.
- Lidé i systém jsou vizitkou organizace.
Podívejte se na to, čím je téma procesního nastavení organizace klíčové.
https://vimeo.com/741792287/ee7de5d932
Uvádění organizačního systému v život
Alfou omegou organizačního systému jsou lidé, kteří se svými identitami (osobnostmi) vstupují do konkrétních rolí v organizaci a tvoří tak v ideálním případě synergický holistický celek.
Z hlediska holistického přístupu je celek více než součet jeho jednotlivých částí. Znamená to, že sice můžeme mít všechny role v organizaci kodifikované a zastoupené lidmi, ale bez týmové spolupráce se neobjedeme.
Společně každý z nás dosáhne více.
T – together (společně)
E – everyone (každý z nás)
A – achieve (dosáhne)
M – more (více)
TIPY:
1. Vždy vnímejte, zda je identita člověka natolik způsobilá na to, aby úspěšně naplňovala potřeby role. 2. Chcete-li zavést organizující systém do již existující firmy, může se stát, že narazíte na rezistenci některých lidí, kteří v ní pracují a mají vytvořenou představu o tom, jak by se měly věci dělat. 3. Při popisování organizujícího systému ve firmě vždy přihlížejte k tomu, jak způsobilý má být člověk, aby mohl nést zodpovědnost za jemu přiřazenou roli. ! Nikdy systém nepřizpůsobujte lidem, ale vybírejte lidi tak, aby byli vhodní pro systém.
Jak uvést organizující systém v život zjistěte v následujícím videu.
https://vimeo.com/741792416/3eff210417
Základní stavební kameny
Základní stavební kameny organizace rozpohybovávají dění ve firmě a definují to, jaké lidi bude organizace přitahovat. Formuluje je zakladatel firmy a má povinnost seznámit s nimi ostatní. Záleží potom na něm, zda návrhy ostatních s díky přijme a zakomponuje nebo s vysvětlením odmítne.
Mezi základní stavební kameny patří:
- hodnoty;
- poslání;
- smysl;
- vize;
- komu organizace slouží.
Organizační struktura
Organizační struktura představuje dílčí rozdělení moci nastavené tak, aby jednotlivé role byly schopny zastat to, co je ustanoveno v základních stavebních kamenech. Na rozhodování o organizační struktuře se podílejí nejen zakladatelé firmy, ale také lidé, kteří ji řídí.
Popisy rolí a další materiály
Člověk, který má na starosti popisy rolí, musí být natolik spjat s pracovištěm (znalostně i operativně), aby byl v kontaktu s tím, co lidé v organizaci opravdu potřebují.
Od stolu z kanceláře nemůžete vytvářet popisy rolí pro pracovníky, kteří se pohybují v terénu.
Petr Pacher
Procesy
Popis procesů probíhá vždy ve spolupráci s lidmi, kteří je budou provádět nebo provádí. Vaším úkolem je uřídit, aby se vše odehrálo v souladu s tím, proč daný materiál vzniká. Zároveň si musíte pohlídat, aby se zainteresovaní lidé byli ochotni zapojit a materiál pak dokázali přijmout. To znamená zhodnotit, zda odpovídá realitě, a odsouhlasit ho. Časový limit zavedení organizujícího systému určuje organizace.
Zrekapitulujte si, jaký vztah mají všechny zmíněné prvky v organizaci při uvádění organizujícího systému v život.
https://vimeo.com/741792572/fd9ea8df3d
Klíčové pojmy pro uvedení systému v život
Když organizující systém uvádíte v život, potřebujete se držet těchto klíčových pojmů.
1. Vlastnictví
Všechny procesy, směrnice, popisy rolí, návody, formuláře, best practices, normy a další materiály musí mít svého vlastníka, tedy roli, která za ně zodpovídá.
2. Zodpovědnost
Vlastník automaticky tyto materiály přebírá a přistupuje k nim, jako by byly jeho vlastní. Sám navrhuje případné změny. Vaším úkolem je vše řídit a zároveň vlastníkovi pomáhat ve chvíli, kdy při realizaci nastanou nějaké potíže.
3. Výsledek
Výsledek uvádění systému organizování v život má mít jasně definovaný popis, termín jeho splnění a charakteristiku (množství, forma atp.). Výsledek však nemusí vždy dopadnout v souladu s tím, co jste si naplánovali a představovali. I nezdar může být výsledkem, ze kterého je třeba se poučit.
4. Kontrola
Kontrola je proces, kterým mapujete a zjišťujete, zda všechno probíhá tak, jak má. Je to nástroj pro zjištění nedostatků a neshod. Z toho, co zjistíte v průběhu kontroly, realizujte konkrétní manažerská opatření (chválit, trestat, atp.).
5. Zpětná vazba
Ať už něco funguje nebo ne, zpětná vazba je způsob, jak doručit poučení adresátovi.
Seznamte se blíže s klíčovými pojmy pro zavádění organizačního systému.
https://vimeo.com/741792322/15aec475b3
Reengeneering [Reinženýring]
Reengeneering je proces, který slouží k zajištění změn v organizaci. Stojí na čtyřech specifických rolích, které vstupují do procesu změnového řízení:
1. Evangelista
Vstupuje do procesu nejdříve. Jeho úkolem je přesvědčit lidi v organizaci, aby byli ke změně ochotni, nebo ji alespoň nebránili. Pokud získá na svou stranu alespoň polovinu z nich, máte vyhráno.
TIP:
Když provádíte v organizaci změny, zajistěte, aby si lidé, kterých se tyto změny týkají, uvědomili, že jsou nezbytné. Čím více změna zasáhne do jejich komfortu, tím méně budou ochotní ji akceptovat.
Evangelista je role, která se nemění bez ohledu na autora či literaturu, která se tématu věnuje. Názvy dalších rolí jsou variantní, proto je důležitější se zabývat tím, co je jejich smyslem a výsledkem než jejich pojmenováním.
2. Architekt (někdo jej může nazývat jako Technolog)
Člověk, který vytváří design a konstrukci celého procesu změny. Ví, co se nesmí opomenout, na které úrovni a odkud začít, a jak navazovat jednotlivé kroky.
3. Manažer/Leader (podle typu přístupu k řízení a fungování organizace)
Konkrétními způsoby realizuje mapu, kterou vytvořil architekt.
4. Pedagog/Andragog (podle toho, zda má prováděná změna dopad na dospělé nebo nedospělé)
Vstupuje do hry zhruba v polovině celého procesu, a to pouze v případě, že vše probíhá zdárně. Poukazuje na to, že se dostavují kýžené výsledky a dělá tak celému projektu PR. Lidé si díky tomu začnou uvědomovat, že změny vlastně nejsou špatné, a v budoucnu se k nim budou pravděpodobně stavět otevřeněji.
Seznamte se s klíčovými rolemi reengeneeringu
https://vimeo.com/741792879/82a90c5f92
BPM – Business process mapping
V minulém díle jsme si představili mapování procesů pomocí jazyka UML, který k jejich ztvárnění využívá diagramy. V rámci reingeneeringu existuje i další způsob kodifikace procesů, který se nazývá Business process mapping (BPM). Je uživatelsky příjemnější, intuitivnější a hravější než UML, přestože používá více symbolů. Tvůrci procesu dává větší svobodu.
Podívejte se, jak Business process mapping funguje.
https://vimeo.com/741792786/55dda57c12