2.5.14. Procesy – procesní mapování a tvorba procesů
Čím je toto téma klíčové?
Proč se vůbec věnovat tvorbě procesů a v čem je toto téma klíčové pro zavádění systému v organizaci? To zjistěte v následujícím videu.
https://vimeo.com/741790542/86835ce275
Prerekvizity
I sebelépe nastavené procesy budou fungovat pouze tehdy, pokud má organizace splněna následující povinnosti:
1. Základní stavební kameny, ke kterým patří:
- pojmenované hodnoty;
- uchopený smysl organizace včetně smyslu pro všechny skupiny, kterým slouží;
- definované poslání;
- ujasněné vize, které se rozpadají na krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé cíle.
2. Statická deskripce řízení:
- organigram – grafické znázornění distribuce moci;
- popsané role se všemi směrnicemi, nařízeními, normami a dalšími doplňkovými materiály.
3. Vše je kodifikované, zveřejněné a odsouhlasené lidmi.
Seznamte se s potřebnými prerekvizitami pro správné fungování procesů v organizaci v následujícím videu.
https://vimeo.com/741790793/78f696f71c
Transformační model
Organizaci můžete řídit až ve chvíli, kdy máte procesy. Statická forma deskripce v organigramu proto musí být transformovatelná do procesu.
Jak probíhá transformace organizace do objektivně nastaveného a graficky správně ztvárněného procesu, který skutečně funguje?
- Mapování.
- Primární tvorba.
- Fungující procesní řízení, které je v čase potřeba revidovat a aktualizovat.
Poznámka:
Graficky ztvárněný proces pomáhá nováčkům s rychlejší adaptací a stávající pracovníky podporuje ve vytváření inovací.
Co je transformační model a jak s ním pracovat se dozvíte v následujícím videu.
https://vimeo.com/741790981/582cd215f9
Čím začít?
Co vše musíte definovat a připravit na začátku tvorby procesu? Podle metodiky přípravy nesmíte zapomenout:
- definovat vlastníka procesu;
- vyznačit zdroje, aby při pohledu na grafické ztvárnění bylo všem jasné, odkud proces vychází, kam směřuje, a jaký je jeho výsledek;
- uvést požadavky na vstupy do procesu a jejich dodavatele;
- uvést požadavky na výstupy z procesu a jejich zákazníky;
- regulátory;
- definovat rozsah jednotlivých podprocesů a činností;
- zmínit vhodnost vedení evidence;
- určit způsob, jak dostávat zpětnou vazbu.
Více se dozvíte v přiloženém videu.
https://vimeo.com/741790912/43fec3c9b0
Proč musí být procesy grafické?
Popsat procesy pomocí souvislých textů je prakticky nemožné, jelikož by výsledek byl nepřehledný a pro příjemce velmi matoucí. Proto je mnohem lepší vyjádřit je grafickým znázorněním.
Pro komplexnější vysvětlení shlédněte následující video.
https://vimeo.com/741790851/7e14124732
Jakým jazykem modelovat procesy?
Pro modelování procesů se využívá jazyk UML (Unified Modeling Language). Jazyk obsahuje velké množství jednoduchých symbolů, které znázorňují různé mezistavy.
V následujícím videu vám představíme ty nejdůležitější symboly a jejich význam.
https://vimeo.com/741790585/27477b806d
Kroky pro tvorbu procesu
1. Krok – Špagetový diagram
Pokud ve vaší organizaci zatím žádné procesy nejsou, používá se při jejich přípravě špagetový diagram. Ten slouží k tomu, abyste si na začátku udělali jasno, jak má proces začít, probíhat a skončit, a odkud a kam má směřovat.
2. Krok – Diagram plavecké dráhy
V druhém kroku pak řešíte oddělení, ve kterých se proces bude odehrávat a také jeho časový průběh. Grafické ztvárnění připomíná dráhy v plaveckém bazénu a může mít i několik verzí, které postupně ladíte.
3. Krok – Kompletace plánování
Ve chvíli, kdy máte celý proces zmapovaný, a již obsahuje nejen oddělení, ale také jednotlivé role, které ho budou vykonávat, vstupujete do kroku 3. Při ztvárnění procesu nemusíte vždy používat UML jazyk, uveďte ale v takovém případě legendu, aby mu všichni porozuměli. Výhodné je vyčlenit si jednu stěnu v kanceláři a vytisknutý proces na ni umístit.
Podívejte se na jednotlivé případy kroků z praxe.
https://vimeo.com/741790652/f49d230397