Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Společnost essential college, s.r.o., Cejl 40/107, Zábrdovice (Brno-sever), 602 00 Brno, IČO: 07524609, DIČ (DPH): CZ07524609
Provozuje online vzdělávací portál https://aplikujdopraxe.cz/ (dále jen „portál“). Tento portál slouží zejména jako aplikace ke vzdělávání se v seberozvoji a dovednostech, jim přidružených oblastech.

Chceme, abyste byli co nejlépe informováni o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a jak s nimi nakládáme, sepsali jsme pro vás tento dokument.

Naše totožnost jakožto správce

Společnost essential college, s.r.o., Cejl 40/107, Zábrdovice (Brno-sever), 602 00 Brno, IČO: 07524609, DIČ (DPH): CZ07524609

Všechny žádosti o týkající se poskytování informací či zpracování osobních údajů můžete směřovat na [email protected]

Informace, které o vás shromažďujeme, jejich právní základ a účel

Od okamžiku vaší registrace na portálu o vás shromažďujeme následující informace:

  1. Jméno
  2. Příjmení
  3. E-mail
  4. Heslo
  5. Datum a čas registrace
  6. Datum a čas poslední aktivity na portálu
  7. Preference obsahu
  8. Frekvence doručování obsahu
  9. Preferovaný komunikační kanál
  10. Typ uživatele
  11. Profilová fotka
  12. Členství v organizaci
  13. Role v organizaci
  14. Členství v týmu v organizaci
  15. Jaké video si spustíte
  16. Jaké video dokončíte
  17. Jaké video máte uložené na později
  18. Jaké výrazy vyhledáváte
  1. Jestli a odkdy dokdy máte zaplaceno (+ historie)
  2. Zdali máte aktivní session
  3. Celá vaše komunikace s Amosem
  4. Fakturační údaje
  5. Telefon
  6. Hodnocení kurzů
  7. Typ vašeho smartphonu
  8. Jaké kancelářské aplikace používáte (G-Suite/Microsoft)
  9. Nastavení odběru e-mailů s novými kurzy

Není-li napsáno jinak, jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu dle článku 13 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR, který plyne z účelů popsaných u jednotlivých zpracovávaných osobních údajů.

Údaje potřebné k registraci a přihlášení

Mezi údaje potřebné k registraci se řadí

  • jméno
  • příjmení
  • e-mail
  • a heslo

Jméno a příjmení nám slouží k tomu, abychom vás dokázali identifikovat v portálu a abychom věděli, že jste reálná osoba. Pod svým jménem a příjmením také vystupujete například v případě srovnávacích žebříčků aktivity (např. uvnitř firmy).

E-mail a heslo slouží jako přístupové údaje do portálu. Bez nich byste se nemohli přihlásit.

Údaje o aktivitě na portálu

Mezi údaje o aktivitě na portálu patří

  • datum a čas registrace
  • datum a čas poslední aktivity 1.
  • Zdali máte aktivní session

Datum a čas vaší registrace si ukládáme kvůli tomu, abychom věděli, odkdy jste registrovaným uživatelem a odkdy počíná běžet náš smluvní vztah.

Datum a čas poslední aktivity si ukládáme jednak proto, abychom věděli, jak jste aktivní při vzdělávání a případně vám pomoci to zlepšit, a jednak proto, abychom poznali, že jste na portál zanevřeli a že už nemáte o vzdělávání zájem, abychom vás odstranili jako adresáta našich newsletterů apod.

Informaci o aktivní session si ukládáme ze dvou důvodů. Prvním důvodem je to, abyste se při každém vstupu na naše stránky nemuseli pořád přihlašovat. Podle aktivní session vás poznáme a rovnou vás přihlásíme do vašeho účtu. Druhým důvodem je náš chatbot. Ten vás na základě označení vaší session pozná a zobrazuje vám vaši konverzaci s ním.

Profilová fotka

Uživatelům umožňujeme nahrát si vlastní profilovou fotku. Ta se zobrazuje uvnitř webové aplikace u vašeho profilu. Její nahrání je zcela nepovinné. Vaše fotka je použita pouze k tomu, aby vnitřek aplikace lépe vypadal, nijak jinak ji nevyužíváme.

Profilovou fotku můžete kdykoliv smazat ze svého profilu, čímž dáváte najevo odebrání souhlasu s jejím zpracováním.

Údaje o organizacích

Organizace je souhrn účtu na portálu, kde všechny účty spadají právě pod takovou organizaci. Organizace jsou zpravidla společnosti, které si u nás předplatí obsah.

Pokud jste členem organizace, ukládáme si o vás následující informace:

  • Členství v organizaci
  • Role v organizaci
  • Členství v týmu v organizaci

Členství v organizaci potřebujeme znát z toho důvodu, abychom vám mohli poskytnout přístup k placenému obsahu. Předplatné je totiž zpracováváno na úrovni organizace samotné a přestože vy jako jednotlivec předplatné nemáte, členství v organizaci s platným předplatným vás opravňuje k tomu, abyste přistupoval/a k placenému obsahu.

Vaši roli v organizaci potřebujeme znát z toho důvodu, abychom vám podle toho v portálu povolili jednotlivé operace. Rozlišujeme 3 role: Manažer, Analytik a Člen.

Člen je řadový zaměstnanec, který kromě přehrávání obsahu může vidět i žebříčky v porovnání s ostatními kolegy.

Analytik vidí to, co člen, a ještě navíc má přístup k podrobnějším statistikám přehrávání členů organizace v daném týmu.

Manažer má stejná práva jako člen a analytik, ještě navíc však může přidávat nové lidi do organizace, měnit jim role, vytvářet týmy a přiřazovat do nich členy.

Členství v týmu v organizaci potřebujeme vědět proto, abychom byli schopni vyfiltrovat pro analytiky organizací pouze ta data, která vidět mají. Tým si můžete představit jako ekvivalent firemního oddělení. Pokud jste například členem oddělení HR, chcete vidět statistiky pouze HR kolegů, nikoliv statistiky svých IT kolegů. A k tomu právě slouží týmy.

Aktivita u obsahu

Do této oblasti řadíme informace, které souvisejí s tím, jaký obsah v portálu přehráváte a jaký vyhledáváte. Konkrétně to jsou tyto informace:

  • Jaké video si spustíte
  • Jaké video dokončíte
  • Jaké video máte uložené na později
  • Jaké výrazy vyhledáváte

Spuštění a dokončování videí si ukládáme z toho důvodu, abychom vám mohli servírovat vaše statistiky a vy tak mohli sledovat progress svého osobního rozvoje. Na základě toho, co si pouštíte, také segmentujeme, jaký obsah vás zajímá, abychom vám mohli doporučit další co nejrelevantnější kurzy.

Informaci o videích uložených na později ukládáme hlavně pro vás – vy sami si určíte, jaký kurz si uložíte na později. My tuto informaci uložíme a v portálu vám následně tyto kurzy vizuálně označíme. Zároveň je můžete jednoduše vyfiltrovat jedním kliknutím.

Vyhledávané výrazy si ukládáme z důvodu zlepšování našeho obsahu. Nemáme zdaleka pokryty všechny oblasti, které vás mohou zajímat. A pokud se ve vyhledávání často objevuje vyhledávaný výraz, ke kterému nemáme ještě vzdělávací kurz, je to pro nás signál takový kurz připravit. Zároveň nám to umožňuje lépe indexovat naše kurzy tak, aby je bylo možno jednoduše dohledat.

Údaje související s objednávkou a platbou

Pokud se rozhodnete si objednat přístup (předplatné) k placenému obsahu, ukládáme si o vás tyto údaje.

  1. Jestli a odkdy dokdy máte zaplaceno (+ historie)
  2. Fakturační údaje
  3. Telefon

Informace o tom, zdali máte nebo nemáte zaplaceno, potřebujeme z prostého důvodu – abychom vám mohli odemknout přístup ke kurzům. Historii vašich objednávek evidujeme z toho důvodu, abyste měli dobrý přehled a abychom vám mohli kdykoliv poskytnout fakturu ke stažení.

Vaše fakturační údaje si evidujeme z toho důvodu, abychom vám mohli vystavit platnou fakturu za vaši objednávku. Zároveň je to pro vás pohodlnější – stačí je vyplnit jednou a do budoucna už si je portál bude pamatovat.

Zároveň si údaje o fakturaci ukládáme z důvodu povinnosti archivovat je pro případ kontroly ze strany finančního úřadu, což je vedle oprávněného zájmu další právní důvod, proč si data ukládáme.

Váš telefon evidujeme pro případné co možná nejrychlejší vyřešení problému s objednávkou. Telefon používáme v případě problému jako primární kontakt. Telefon nevyužíváme k marketingovým účelům.

Hodnocení kurzů

Pokud se rozhodnete ohodnotit naše vzdělávací kurzy, toto hodnocení si uložíme. Využíváme ho jako zpětnou vazbu k našemu obsahu a také ho zobrazujeme jako informaci pro ostatní uživatele, kteří se rozhodnou vzdělávací kurz otevřít, aby viděli, jak kurz hodnotí ostatní uživatelé portálu.

Informace pro newslettery

Registrovaným uživatelům posíláme pravidelný e-mailový newsletter. Protože si zakládáme na tom, aby naše doručování obsahu bylo co nejvíce relevantní, ukládáme si o vás několik informací, které nám pomáhají vám doručovat maximálně relevantní obsah. Jsou to tyto informace:

  • Typ vašeho smartphonu
  • Jaké kancelářské aplikace používáte (G-Suite/Microsoft)
  • Nastavení odběru e-mailů s novými kurzy

Typ vašeho smartphonu si ukládáme z toho důvodu, abychom věděli, jestli vám máme posílat kurzy s aplikacemi na Android či iOS platformu.

Vámi používané kancelářské aplikace – tedy buď G-Suite, nebo Microsoft – si ukládáme proto, abychom věděli, ke kterým aplikacím vám máme posílat vzdělávací videa.

Nastavení odběru si ukládáme proto, abychom věděli, zdali od nás vůbec chcete newslettery dostávat a pokud ano, tak které. Můžete si vypnout/zapnout zasílání úterních, středečních či čtvrtečních tipů sami dle své preference.

Detailně o newsletterech pojednává samostatná kapitola dále v dokumentu.

E-mailová komunikace směrem k vám

Pod e-mailovou komunikaci směrem k vám spadají 3 hlavní oblasti e-mailů:

  • nezbytné transakční e-maily
  • vypnutelné transakční e-maily
  • newslettery

Nezbytné transakční e-maily

Nezbytné transakční e-maily jsou takové e-maily, které obsahují nezbytné informace k tomu, aby váš účet mohl fungovat. Příkladem nezbytných transakčních e-mailů jsou například e-maily s odkazem pro reset hesla, e-maily s odkazem potvrzujícím platný e-mail při registraci, e-maily oznamující změnu obchodních podmínek apod.

Tyto e-maily není možné vypnout, protože bez nich byste nemohli svůj účet používat, nebo by bez nich mohlo dojít k porušení smlouvy. Tyto e-maily nikdy neobsahují žádná obchodní sdělení.

Vypnutelné transakční e-maily

Vypnutelné transakční e-maily jsou takové e-maily, které jsou vám zasílány automaticky na základě vašeho chování uvnitř portálu.

Příkladem vypnutelných transakčních e-mailů jsou e-maily s přehledem vašich statistik přehrávání za vybrané období, e-maily při delší neaktivitě, e-maily s prosbou o hodnocení kurzu či zpětnou vazbu apod.

Všechny tyto e-maily si můžete vypnout. Zaručujeme vždy alespoň tu možnost úplně vypnout všechny vypnutelné transakční e-maily naráz. Možnost vypnout jen některé typy vypnutelných transakčních e-mailů hodláme zavést.

Vypnutelné transakční e-maily jsou všechny ve výchozím stavu nastaveny jako zapnuté. Vypnout si je můžete v nastavení ve svém profilu uvnitř portálu. Na tuto stránku se můžete také prokliknout z každého e-mailu tohoto typu.

Tyto transakční e-maily zpravidla nemají povahu obchodního sdělení, ale není to vždy pravidlem i zejména kvůli různému chápání pojmu obchodní sdělení.

Newslettery

Newslettery jsou takové e-maily, které vám zpravidla nejsou zasílány automaticky na základě vašeho chování v portálu a pokud ano, vyžadují speciální opt-in (například zadání e-mailu do pop-up okna na základě kterého získáte voucher na kurz zdarma apod.).

Newslettery rozlišujeme čtyři:

  • tipy na kurzy
  • pravidelný newsletter
  • ostatní newslettery
  • newslettery se speciálním opt-inem

Tipy na kurzy zasíláme vždy v úterý, středu a ve čtvrtek dopoledne. Takový newsletter zpravidla obsahuje odkaz na jedno video, které je standardně dostupné jen platícím uživatelům. Díky newsletteru si ho ale můžete přehrát i když nemáte placený účet.

Pravidelný newsletter zasíláme 1x za 14 dnů ve středu večer. V pravidelném newsletteru shrnujeme nejnovější obsah z našeho blogu.

Ostatní newslettery jsou nepravidelné newslettery, které posíláme ku příležitostí konání různých zajímavých akcí s tématikou seberozvoje apod. Obsah těchto newsletterů je proměnlivý. Stejně tak, vzhledem k jejich povaze, i doba odesílání.

První tři typy newsletterů vám zasíláme na základě vaší registrace. Odhlášení z těchto newsletterů je možné v každém z e-mailu v patičce. Odhlášením.

z jednoho newsletteru se odhlásíte ze všech 3 typů newsletterů naráz. Odhlásit vás také můžeme, pokud o to zažádáte na adrese [email protected].

Newslettery se speciálním opt-inem vyžadují, abyste sami zadali do textového pole svůj e-mail a přihlásili se k jejich odběru. Pokud je u tohoto speciálního opt-inu zároveň napsané, že vás zařadíme do našeho newsletteru, znamená to, že vám budeme zasílat i tři ostatní typy newsletterů. To ale neplatí v případě, že jste se již v minulosti z těchto newsletterů odhlásili. Takové odhlášení je trvalé a můžeme ho zrušit jedině, pokud si o to osobně požádáte.

Všechny typy newsletteru mají povahu obchodního sdělení.

Pro rozesílání automatizované e-mailové komunikace používáme službu třetí strany Smartemailing.

Univerzální opt-out ze všech e-mailů

Pro úplné odhlášení z veškeré e-mailové komunikace můžete odeslat e-mail na [email protected]. Na základě vaší žádosti provedeme odhlášení z úplně veškeré e-mailové komunikace s výjimkou nezbytných transakčních e-mailů.

Pokud si nepřejete dostávat ani nezbytné transakční e-maily, je třeba, abychom váš účet smazali úplně.

Poskytování údajů třetím stranám

Zejména za marketingovými účely poskytujeme vaše osobní data v minimální možné míře třetím stranám. To však neznamená, že bychom vaše data někomu prodávali nebo je zneužívali. Můžete si pod tím jednoduše představit to, že vaše e-maily například nahrajeme do e-mailového nástroje Smartemailing, abychom vám mohli odesílat newslettery se zajímavým obsahem.

Třetí strany, které zpracovávají vaše osobní údaje, jenž jim poskytujeme, jsou:

  • Google Analytics: https://policies.google.com/privacy?hl=cs&gl=cz
  • Smartemailing: https://www.smartemailing.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju/
  • Hotjar: https://www.hotjar.com/legal/compliance/gdpr-commitment
  • GetSiteControl: https://getsitecontrol.com/blog/getting-ready-gdpr/
  • iDoklad: https://www.idoklad.cz/blog/gdpr-v-idokladu-zjistete-jak-zpracovavame-vase-udaje-jak-je-chranime
  • POHODA: https://www.stormware.cz/pohoda/gdpr-v-programu-pohoda/

Dbáme na to, aby všechny služby třetích stran pracujících s vašimi osobními údaji dodržovaly zásady GDPR. Dbáme na to, aby tyto třetí strany byly prověřené a pokud možno globálně používané.

Za žádných okolností vaše data neposkytujeme třetím stranám neoprávněně a neprodáváme je dále.

Doba uložení osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná k naplnění účelu zpracování, tj. po dobu provozování portálu, vždy však do té doby, dokud není váš profil odstraněn (ať už z vašeho či našeho podnětu).

Maximální doba, po kterou si tato data ukládáme, jsou 3 roky od vaší poslední aktivity. V případě oprávněného zájmu u potenciálního soudního sporu uchováváme vaše osobní údaje nejdéle po dobu deseti let. To platí pouze pro ty osobní údaje, které potřebujeme po tuto dobu zpracovávat. Nepotřebné osobní údaje odstraňujeme vždy nejpozději do 3 let od poslední aktivity. Pokud ke zpracování vašich osobních údajů nebudou jiné zákonné důvody, bezpečně je odstraníme.

Jaká máte práva a jak jich využít

Právo na zpřístupnění informací a právo na jejich ochranu

Kdykoliv v budoucnu budete chtít, můžete nás zasláním zprávy na e-mailovu adresu [email protected] požádat o zaslání potvrzení, zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány. V případě, že vaše údaje námi budou zpracovány, můžeme vás na vaši žádost nad rámec informací poskytnutých ve Obchodních podmínkách a v těchto Zásadách ochrany osobních údajů informovat i o případných třetích osobách, kterým byly nebo budou vaše osobní údaje zpřístupněny a pokud nezískáme osobní údaje od vás, máte právo na veškeré nám dostupné informace o tom, odkud jsme Vaše osobní informace získali.

Pokud o vás budeme zpracovávat vaše osobní údaje nepřesně, můžete nás na tuto skutečnost zasláním zprávy na e-mailovou adresu [email protected] upozornit, my pak bez zbytečného odkladu nepřesné osobní údaje opravíme.

Některé své osobní údaje si můžete upravit ve svém profilu na webových stránkách či v našem newsletteru. V případě, že byste nám chtěli doplnit některé osobní údaje, které jste nám dříve neposkytli, a tyto osobní údaje jsou nezbytné pro zajištění námi poskytovaných služeb, stačí je v příslušném místě vyplnit celé ještě jednou.

Právo vznést námitky proti zpracování osobních údajů

V případě, že budeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování vznést námitky, a to zasláním zprávy na e mailovou adresu [email protected]. Pokud takovou námitku podáte, nebudeme moci vaše osobní údaje zpracovávat, dokud neprokážeme, jaký závažný oprávněný důvod pro zpracování máme, a že tento náš důvod převáží nad vašimi zájmy, vašimi právy a svobodami či nad výkonem nebo obhajobou právních nároků.

Pokud bychom zpracovávali vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu (např. z důvodů zasílání obchodních sdělení), můžete vznést na výše uvedenou e-mailovou adresu námitky, proti takovému zpracování, přičemž po vznesení takové námitky již nebudeme tyto údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat.

Právo na omezení práce s osobními údaji

Máte právo, abychom omezili jakékoliv zpracování vašich osobních údajů včetně jejich vymazání:

  1. Pokud nám dáte vědět, že jsou námi shromážděné osobní údaje nepřesné, a to až do ověření jejich správnosti.
  2. Pokud bude zpracování vašich osobních údajů protiprávní a vy požádáte zasláním zprávy na e-mailovou adresu [email protected] namísto o vymazání o omezení jejich použití.
  3. Pokud vaše osobní údaje již sice nebudeme potřebovat pro zajištění našich služeb, ale vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků.
  4. Pokud vznesete námitku proti zpracování dle odstavce výše, a to do doby, než ověříme, zda naše důvody zpracování převažují nad vašimi zájmy.

Právo být zapomenut (právo na vymazání osobních údajů)

V případě, že zjistíte, že zpracováváme Vaše osobní údaje:

  1. Přestože již není jejich zpracování potřebné pro účely, kvůli kterým jsme je získali.
  2. Přestože odvoláte souhlas s jejich zpracováním a zároveň nebude existovat žádný další důvod pro jejich zpracování (samozřejmě jen v případech, kde zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu).
  3. Pokud vznesete námitku podle odstavce uvedeného výše a my vám nebudeme schopni prokázat oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převáží nad vašimi zájmy, vašimi právy a svobodami či nad výkonem nebo obhajobou právních nároků.
  4. Neoprávněně.

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu od oznámení takovýchto skutečností zasláním zprávy na e-mailovou adresu [email protected] takto zpracovávané osobní údaje vymazali. Údaje pak nemůžeme ani na vaši žádost vymazat, pokud bude jejich zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace, pro splnění některé naší právní povinnosti nebo pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, či pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo na poskytnutí údajů ve strojově čitelné formě

Pokud nás zasláním zprávy na e-mailovou adresu [email protected] požádáte, abychom vám poskytli námi zpracovávané osobní údaje, zašleme vám je ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. formát *.pdf, nebo některý z tabulkových formátů). Pokud nás požádáte, abychom vaše osobní údaje zaslali jinému správci osobních údajů, máme povinnost tak učinit.

Právo kdykoliv nás požádat o zastavení zasílání obchodních sdělení

V případě, že od nás již nebudete chtít dostávat obchodní sdělení, můžete nám Vaše námitky proti zasílání kdykoliv i bez udání důvodů sdělit buď kliknutím na označený odkaz, který bude součástí každého obchodního sdělení, popřípadě zasláním zprávy na e-mailovou adresu [email protected].

Právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů

V případě, že podle vašeho názoru nenaplníme všechny naše právní povinnosti vzniklé v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, a to buď na adrese jejich sídla Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00, na e-mailu [email protected], či jakoukoliv jinou cestou, kterou bude Úřad na ochranu osobních údajů akceptovat. Bližší informace o úřadu najdete na webových stránkách www.uoou.cz.

Ochrana osobních údajů a mimosoudní vyrovnání

Vyplněním formulářů prostřednictvím těchto webových stránek (https://aplikujdopraxe.cz/) poskytujete své osobní údaje dle ustanovení §4 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Jako provozovatelé si uvědomujeme důvěrnost osobních údajů a respektujeme právo na soukromí.

Veškeré osobní údaje osob zaregistrovaných prostřednictvím internetových stránek https://aplikujdopraxe.cz/ jakožto i ostatní osobní údaje získané registrací uživatele na semináře či další akce provozovatele, považujeme za vysoce důvěrné a zpracováváme je pouze k vlastním marketingovým účelům a ke zlepšení našich služeb, a to po dobu neurčitou, do odvolání souhlasu registrované osoby.

Osoby poskytující své osobní údaje berou na vědomí, že svůj souhlas mohou kdykoli písemně odvolat ([email protected]) a portál https://aplikujdopraxe.cz/ údaje zlikviduje. Portál https://aplikujdopraxe.cz/ se zavazuje, že osobní údaje nebudou bez souhlasu dané osoby poskytnuty další osobě či společnosti, než uvedené v tomto dokumentu.

Upozornění spotřebitele o možnostech mimosoudního vyrovnání

V souladu s ust. § 14 a násl. zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele upozorňujeme, že spotřebitel je oprávněn se v rámci mimosoudního řešení spotřebitelských sporů oprávněn obrátit na příslušný subjekt určený pro mimosoudní řešení sporů.

Obecným subjektem pro mimosoudní řešení spotřebitelských sporů je:

Česká obchodní inspekce

Štěpánská 567/15

120 00 Praha 2

www.coi.cz